Die zunehmende Nachfrage nach elektronischen Rechnungen stellt viele Rechnungssteller vor große Herausforderungen. Oft werden von Seiten ihrer Geschäftspartner Anforderungen an sie gestellt, die ohne Detailkenntnisse schwer zu beurteilen sind. Dadurch können viele Unternehmen schwer einschätzen, was zu tun ist. In unserem Artikel erläutern wir Ihnen, wie Sie die Anforderungen in drei häufigen Anwendungsfällen leichter beurteilen können.
Übrigens haben wir diesen und zwei weitere Artikel für Sie in einem PDF zum Download zusammengefasst:
Warum und für wen elektronische Rechnungen sinnvoll sind
Der Hauptgrund, warum Kunden oder Partner auf elektronische Rechnungen bestehen, ist die hohe Einsparmöglichkeit des Rechnungsempfängers. Wenn die Prozesse gut durchdacht und umgesetzt sind, können bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen schnell Tausende von Euros gespart werden.
Die Ausgabe von PDF-Rechnungen aus dem Lieferanten-ERP-System ist zwar in den meisten Fällen auch möglich, diese stellen allerdings keine elektronischen Rechnungen im eigentlichen Sinne dar. Dadurch werden sie von den Geschäftspartnern nicht unbedingt als Ersatz für e-Rechnungen akzeptiert, vor allem, wenn der Versand per E-Mail erfolgt. Andere Übertragungswege sind zwar möglich, aber die erforderlichen Kommunikationsclients sind in der Regel nicht Bestandteil eines ERP-Systems.
Es ist also eine durchdachte Strategie erforderlich, um die eigenen Prozesse langfristig kostengünstig umzustellen, statt die Energie in schnelle Realisierungen zu stecken, die bald darauf wieder angepasst werden müssen.
Als Grundlage aller Überlegungen dient die Frage, welche Art von Anforderungen Ihre Kunden an Sie haben und umgekehrt. Wir unterscheiden hier in drei wesentliche Gruppen:
- Klassisch-automatisierte Rechnungsempfänger
- Behördliche Rechnungsempfänger (E-Government)
- Nicht-automatisierte Rechnungsempfänger
Diese Gruppen lassen sich anhand weniger Parameter identifizieren und man kann entsprechend festlegen, welche Punkte bei der Strategieplanung besonders zu berücksichtigen sind.
Wir zeigen Ihnen die typischen Anforderungen der einzelnen Gruppen sowie mögliche Lösungsansätze für Ihr Unternehmen.
1. Klassisch-automatisierte Rechnungsempfänger
Die Anforderungen:
Diese Kundengruppe ist in der Regel technisch gut aufgestellt und gibt oftmals klare Anweisungen, welche Inhalte wie und in welcher Form zu liefern sind. Es werden aussagekräftige Unterlagen (Guidelines) zur Verfügung gestellt, aus denen sinnvollerweise sowohl die prozessualen und fachlichen Abläufe als auch die technischen Anforderungen hervorgehen. Auch zeitliche Aspekte sowie die Anforderungen für die fehlerfreie Verarbeitung auf Kundenseite sind geregelt. Dazu zählen u. a. Rechnungsstellung, Versendung, Zusammenfassung, Übertragungszeiten etc.
Unter Umständen werden an die e-Rechnung Anforderungen gestellt, die bei der bisherigen Abwicklung keine Rolle spielten. Das kann erheblichen Einfluss auf Ihre organisatorischen Abläufe haben und ggf. hohen Aufwand bei der Umstellung erfordern. Wir raten dazu, den geforderten Ablauf dem aktuellen, manuellen Ablauf gegenüber zu stellen. Vorgaben wie 1:1-Beziehungen (1 Bestellung – 1 Lieferschein – 1 Rechnung) können technische und organisatorische Probleme aufwerfen, zum Beispiel wenn Sie regelmäßig viele Kleinteile an viele Endkunden liefern und bisher eine Monatsrechnung geschrieben haben. Jetzt verlangt Ihr Kunde je Endkundenbestellung eine separate Rechnung und plötzlich müssen Sie hunderte von Rechnungen pro Monat verwalten.
Die Lösung:
Der Vorteil dieser Kundengruppe ist, dass sie sehr klare Vorgaben macht und bereits definierte Prozesse hat. Da es sich hierbei häufig um große Kunden handelt, werden Sie bestrebt sein, diese Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie noch keine Erfahrung im e-Business haben, sollten Sie sich professionelle Unterstützung holen. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie zwar Ihre Prozesse auf die Anforderungen dieses einen Kunden anpassen, aber bei jedem weiteren Kunden wieder von vorne anfangen müssen. Mit Erfahrung und Weitblick können Sie die Situation jedoch dafür nutzen, sich strategisch optimal aufzustellen. Somit erzielen Sie mit einmaligem Aufwand dauerhaften Nutzen, weil Sie Ihr System auch für weitere Kunden ausbauen können. Vielleicht gehen Sie sogar proaktiv auf diese zu und schlagen die Umstellung auf elektronische Rechnungen vor. Schließlich bietet das auch für Sie deutliche Vorteile.
2. Behördliche Rechnungsempfänger (E-Government)
Die Anforderungen:
Elektronische Rechnungen bzw. e-Invoicing sind ein internationales Thema. Die Verwaltungen aller Staaten wollen bessere Kontrollmöglichkeiten u. a. bezüglich der Versteuerung. Daher gibt es in sehr vielen Ländern Vorgaben und Verfahren, was die Mitteilung von Kundenrechnungen an den Fiskus betrifft. Ab dem 18. April 2020 müssen nach Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU sämtliche Verwaltungskörperschaften von EU-Mitgliedsstaaten in der Lage sein, öffentliche Aufträge als strukturierte e-Rechnungen von ihren Auftragnehmern zu empfangen. In einigen Mitgliedstaaten ist der elektronische Rechnungsaustausch bereits bei sämtlichen Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor Pflicht. Aktuelle Informationen zur Lage in Deutschland finden Sie in unserem Blogartikel zu XRechnung und Co.
Es ist davon auszugehen, dass sich diese Kontrollen in Zukunft weiter ausweiten und nicht nur Unternehmen betreffen, die Auftragnehmer von öffentlichen Institutionen sind, sondern dass grundsätzlich jede Rechnung beim Fiskus „gemeldet“ werden muss. Besonders für international agierende Unternehmen stellt dies eine Herausforderung dar: Bei identischer Zieldefinition gilt es noch die landesspezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen und abzudecken. Das verursacht zum Teil merkwürdige Konstrukte, z. B. wurden in Brasilien drei verschiedene Arten von e-Invoicing eingeführt, während in Portugal der Einsatz zertifizierter e-Invoicing-Software vorgeschrieben ist.
Um die Einführung zu erleichtern, haben einige Länder den CEN-BII-Standard (Business Interoperability Interfaces for Public Procurement in Europe) übernommen. Die nicht gewinnorientierte Organisation PEPPOL (Pan European Public Precurement On-Line) hat auf Basis der CEN-BII eine Reihe technischer Spezifikationen definiert. Mit PEPPOL wird der Versand elektronischer Dokumente standardisiert und die effiziente Kommunikation mit sämtlichen beteiligten Verwaltungseinrichtungen in der EU im Rahmen öffentlicher Aufträge erleichtert.
Die Lösung:
So unterschiedlich die Anforderungen der Länder auch sind, sie haben eins gemeinsam: Sie als Unternehmen müssen der gesetzlichen Aufforderung nachkommen. Es gibt aber auch positive Aspekte, z. B. interessierten die Finanzbehörden oft nicht die Details, aus denen sich die Rechnung zusammensetzt, sondern nur, welche steuerlichen Abgaben Sie zu entrichten haben.
Die Menge der Informationen ist somit weniger als das, was Sie als Lieferant in der Rechnung Ihrem Kunden mitteilen. Legt ein Unternehmen seine Prozesse so aus, dass der Kunde damit zufrieden ist, kann mit hoher Wahrscheinlichkeit auch die Finanzbehörde befriedigt werden.
Was die organisatorische und zum Teil auch technische Abwicklung angeht, muss man mit den landesspezifischen Anforderungen arbeiten. Holen Sie sich Hilfe von Spezialisten, die sich damit auskennen und entsprechende Lösungen entwickeln. Im Idealfall können Sie mit Kunden und E-Government zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.
3. Nicht-automatisierte Rechnungsempfänger
Die Anforderungen:
Diese Gruppe tritt beim Rechnungssteller eigentlich nicht aktiv in Erscheinung, sie fordern also keine e-Rechnungen ein. Besonders für Unternehmen, die stark im B2C (Business to Customer – Endkundengeschäft) tätig sind, ist es jedoch wesentlich günstiger, eine elektronische Rechnung anstatt eines Briefes zu senden. Außerdem erfordert die hohe Anzahl von Kundenrechnungen geradezu einen automatisierten Ablauf. Der Endkunde mag in der Regel keine besonderen Anforderungen haben, der Lieferant jedoch hat die Aufgabe, viele Rechnungen mit möglichst wenig Aufwand zu generieren und zu verarbeiten.
E-Commerce zeigt sehr deutlich, welche Aufgaben auf ein Unternehmen im Bereich B2C zukommen. Der moderne Kunde geht mittlerweile nicht nur von einer vollelektronischen Abwicklung aus, sondern überträgt seine Erfahrungen aus der digitalen Welt in die Kaufabwicklung. So klar jedem mittlerweile ist, dass beim Online-Shopping Registrierung und Login-Daten benötigt werden, so klar ist für den Endkunden auch, dass er ehemals einmalige Vorgänge jederzeit wiederholen kann – und sei es nur die Verwaltung seiner Bestellungen oder den Rechnungsnachdruck nach dem Login.
Je vollständiger und detaillierter der Rechnungssteller in der Lage ist, dem Kunden seine Informationen intuitiv zur Verfügung zu stellen, desto weniger ergibt sich die Notwendigkeit, Ressourcen zur Abwicklung zur Verfügung zu stellen. Die proportionale Beziehung zwischen der Anzahl der Kundenrechnungen und dem Aufwand zur Regulierung ist damit aufgehoben.
Die Lösung:
Das wichtigste Merkmal der Kunden ist: Es sind viele. Allein eine kurze Abstimmung mit jedem einzelnen sprengt den zeitlichen Rahmen und entbehrt jeglicher Grundlage. Nehmen Sie bei der Konzeption Rücksicht auf die Art und Weise, wie der Kunde mit Ihren Rechnungen umgeht. Verlieren Sie jedoch nicht aus den Augen, wie Sie damit organisatorisch verfahren. Ein gutes Konzept hilft Ihnen, erfolgreich zu sein. Das ist der Fall, wenn die Rechnungsstellung nicht nur mit wenigen Kunden, sondern auch mit vielen Kunden funktioniert. Ein guter e-Business-Berater wird Ihnen helfen, eine grundsätzliche Verarbeitung aufzubauen, mit der Sie der Masse an Kundenrechnungen gewachsen sind.
Fazit
Unabhängig davon, welcher Gruppe Ihre Kunden angehören – die Leistungserbringung sowie die Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen funktionieren oftmals identisch. Der Unterschied liegt nur darin, dass bei einem Kunden der Prozess nur einmal und bei einer Masse von Kunden mehrere hundert Male abläuft.
Entscheidend ist, eine strukturelle, nachvollziehbare und grundlegende Verarbeitung aufzubauen, die möglichst für alle Kundengruppen identisch ist. Gelingt das, sind Sie perfekt für alle Anforderungen im Bereich der Kundenrechnungen aufgestellt. Bei optimaler Konzeption haben zukünftige Anforderungen erst dann Änderungsauswirkungen, wenn sich der fachliche Prozess ändert. Sollten von Seiten einer Behörde oder des Kunden zusätzliche Inhalte gefordert werden, müssen unter Umständen nicht nur die Technik, sondern auch die Geschäftsprozesse bzw. Organisationen angepasst werden. Bis dahin lässt sich der Prozess beliebig skalieren.
